Persoonsgegevens mogen in principe niet langer worden bewaard dan noodzakelijk is voor het beoogde doel, tenzij de wet bepaalt dat zij voor langere tijd moeten worden opgeslagen. Hoe lang je persoonsgegevens bewaart, varieert in de praktijk nogal.  Een structureel overzicht is daarom noodzakelijk. Een register helpt bij het aanbrengen van die structuur.

Voorbeeld bewaartermijn
Persoonsgegevens van een uitgetreden lid bewaar je in principe niet langer dan twee jaren na het einde van het lidmaatschap. Voor informatie die valt onder de fiscale bewaarplicht geldt een langere bewaartermijn, namelijk zeven jaren. Overleg dus met de penningmeester binnen de vereniging welke gegevens daaronder vallen. Sommige informatie zal je wellicht voor statistische, wetenschappelijke of historische doeleinden langer willen bewaren. Dat mag, maar zorg wel dat deze langer bewaarde gegevens niet alsnog voor andere doeleinden worden gebruikt, en onderzoek in hoeverre je de gegevens kunt anonimiseren.