Kennisbank


Laatst bewerkt op: 28 mei, 2018

Welke informatie neem je op in het verwerkingsregister?

Het register is een schematisch overzicht met essentiële informatie over de verwerkingen van persoonsgegevens binnen de vereniging. Het register geeft minimaal antwoord op de volgende vragen:

  • Wat zijn de verschillende doeleinden waarvoor de vereniging persoonsgegevens verwerkt?
  • Om welke persoonsgegevens gaat het?
  • Op welke categorie personen hebben de gegevens betrekking (wie zijn de betrokkenen)?
  • Hoe lang worden de betreffende persoonsgegevens bewaard?
  • Verstrekt de vereniging persoonsgegevens aan derden, wie zijn dit en wat is het doel daarvan?
  • Wat zijn in algemene bewoordingen de getroffen beveiligingsmaatregelen ter bescherming van de betrokken persoonsgegevens?
  • Worden er persoonsgegevens doorgegeven aan of opgeslagen in landen buiten de Europese Economische Ruimte en/of internationale organisaties en, zo ja, welke landen en/of organisaties zijn dit?

Het is aanbevolen per verwerkingsdoel ook de volgende informatie op te nemen:

  • Wie zijn binnen de vereniging belast met deze verwerking?
  • Welke IT-systemen worden gebruikt bij deze verwerking?
  • Hoe zijn betrokkenen geïnformeerd over deze verwerking?

Een onderdeel van het register kan er bijvoorbeeld als volgt uitzien:

 

Doel Beheer door Betrokkenen Persoonsgegevens Bewaartermijn Betrokken systemen
Inschrijving nieuw lid Secretaris Nieuwe leden – NAW– Geboortedatum

– E-mailadres

– Tel.nr.

– IBAN

– Lidnummer

– 2 jaren na einde lidmaatschap– 7 jaren voor zover fiscaal verplicht – Webformulier– Online ledenadministratie

– Online boekhouding

Dit schema dient slechts ter illustratie; een uitgebreider schema kan in de praktijk nodig zijn. We lichten hierna met twee voorbeelden toe hoe het register kan ondersteunen bij het controleren of de vereniging voldoet aan de privacyregels.

Niet gevonden wat je zocht?

Neem dan gerust contact met ons op. Heb je een dringende vraag? Dan kun je ons op werkdagen tussen 8:30 en 17:30 uur bellen via 026 – 35 28 510.