We spreken van een persoonsgegeven als een gegeven herleidbaar is tot een persoon. Vaak is informatie eenvoudig gekoppeld aan een naam of aan een uniek nummer, zodat je een persoon direct kunt identificeren. Stel dat de secretaris van een vereniging Jan de Vries heet en gebruikmaakt van het e-mailadres jan.devries@sportvereniging.nl. Dan is dat e-mailadres een persoonsgegeven. Soms is identificatie weliswaar niet direct, maar wel indirect mogelijk. Denk bijvoorbeeld aan een teamfoto. Hoewel er misschien geen namen onder de teamfoto staan, kom je daar met een eenvoudige zoekopdracht via internet soms toch achter. De foto is in dat geval een persoonsgegeven.

Valt er écht niet te achterhalen op wie informatie betrekking heeft, dan is sprake van ‘anonimiteit’. In theorie is de privacywetgeving dan niet van toepassing, omdat er geen sprake is van een persoonsgegeven. De ervaring leert echter dat het vaak lastig is om te voorkomen dat informatie alsnog kan wordt gekoppeld aan een individu. Ga er dus nooit zomaar vanuit dat je privacywetgeving eenvoudig buitenspel zet.

Ter illustratie: een bekend misverstand is het ‘anonimiseren’ door informatie (zoals een deelnemerslijst of wedstrijduitslagen) te koppelen aan een lidnummer in plaats van een naam. Dat nummer leidt immers eenvoudig terug naar een achternaam, zodat ook het lidnummer en de daaraan gekoppelde informatie kwalificeren als persoonsgegevens. Dat slechts de vereniging in staat is tot het leggen van die koppeling, maakt daarbij niet uit.

Samenvattend: we raden aan om alle gegevens waarvan je vermoedt dat die herleidbaar zijn tot een persoon te behandelen alsof het persoonsgegevens zijn.