Het is niet ongebruikelijk dat bestuurders/vrijwilligers bij de vervulling van verenigingstaken gebruikmaken van privéapparatuur. Dat is in principe mogelijk, maar de vereniging blijft verantwoordelijk voor het veilig verloop van dit gebruik. Overweeg in ieder geval het invoeren van de volgende regels:

• de gebruiker moet antivirussoftware installeren en deze regelmatig updaten;
• de gebruiker moet deugdelijke toegangscodes instellen;
• vermijd opslag op lokale harde schijven indien gebruik kan worden gemaakt van web-omgevingen (bijv. Google Apps, Office 365, online verenigingsadministratie etc.);
• zorg dat te allen tijde een deugdelijke back-up beschikbaar blijft van de gegevens die op de privéapparatuur worden verwerkt; en
• beëindigt iemand zijn of haar verenigingstaken, zorg er dan voor dat deze persoon niet langer toegang heeft tot de gegevens.