Persoonsgegevens mogen enkel worden verwerkt indien daarvoor een geldige “grondslag” bestaat. Een sportvereniging moet een verwerking in de praktijk meestal kunnen baseren op minimaal één van onderstaande gronden:

• de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering of de totstandkoming van een overeenkomst met de betrokkene (voorbeeld: het opnemen van een nieuw lid in de ledenadministratie);
• de verwerking is noodzakelijk voor de naleving van een wettelijke plicht (voorbeeld: de algemene fiscale bewaarplicht van zeven jaren);
• de betrokkene geeft toestemming voor de verwerking (voorbeeld: het plaatsen van foto’s van jeugdspelers op sociale media); of
• de verwerking is noodzakelijk vanwege een gerechtvaardigd belang van de vereniging of van een derde partij (voorbeeld: het versturen van nieuwsbrieven aan leden door de vereniging).

Zijn alle toepasselijke grondslagen eenmaal opgenomen in het register, dan kan per verwerking worden vastgesteld of deze grondslag toereikend is of niet. Ontbreekt een geldige grondslag, dan weet je dat de verwerking moet worden gestaakt.