Je informeert de betrokkene in principe voorafgaand aan het vastleggen van zijn of haar persoonsgegevens. We bespreken hier twee veelvoorkomende situaties.

Voorbeeld 1: inschrijving als lid/deelnemer
Schrijft iemand zich online in als verenigingslid of als deelnemer aan een wedstrijd/evenement, verwijs dan duidelijk op het formulier naar de privacyverklaring met een hyperlink. Bijvoorbeeld: “Onze vereniging verwerkt uw persoonsgegevens conform de privacyverklaring“. Schrijft iemand zich ter plaatse in (dus niet online), verwijs dan op het papier naar de privacyverklaring en leg deze klaar voor eventuele raadpleging.

Voorbeeld 2: de website
Bezoekers van een website kun je eenvoudig informeren door het plaatsen van een link naar de privacyverklaring onderaan elke sub-pagina van de website. Vraag bezoekers (voor bepaalde delen) om zich te registreren met een account, verwijs dan nogmaals uitdrukkelijk naar de privacyverklaring (zie voorbeeld 1).

Let op: voor het verstrekken van informatie over de plaatsing van cookies gelden aparte regels. Deze regels worden niet in deze nieuwsbrief besproken.

Kan de vereniging verwijzen naar één algemene privacyverklaring?

Ja, maar let er op dat de privacyverklaring een zorgvuldige toelichting geeft voor alle verwerkingen waarop de verklaring betrekking heeft. Ter illustratie: gebruik je op de website één privacyverklaring voor zowel websitebezoekers als leden, dan kun je niet volstaan met informatie die slechts betrekking heeft op het gebruik van de website.