Privacy & de sportclub #5: marketing en online publicatie

Vanaf 25 mei 2018 geldt er nieuwe, strengere regelgeving op het gebied van privacy, de zogeheten Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In deze reeks van nieuwsbrieven gaan we in op de belangrijkste verplichtingen voor sportverenigingen. Ditmaal behandelen we enkele privacyregels rondom marketing en online publicaties.

I: Het SPAM-verbod

Het SPAM-verbod houdt in dat je iemand geen ongevraagde elektronische berichten mag sturen, tenzij de ontvanger daar vooraf mee instemt. Daaronder vallen bijvoorbeeld niet enkel typische reclameboodschappen, maar ook nieuwsbrieven.

Mag een vereniging gewone nieuwsbrieven sturen aan eigen leden?

Ja, op het versturen van reguliere nieuwsbrieven aan leden is het SPAM-verbod niet van toepassing. Een vereniging moet leden immers regelmatig kunnen informeren (uitnodiging ALV, verenigingsagenda, uitslagen, etc.). Maar let op: voor commerciële boodschappen is wél toestemming nodig van de ontvanger, lid of niet.

Hoe zit het met gemengde nieuwsbrieven aan leden?

Het komt voor dat verenigingen berichten sturen aan leden met daarin zowel verenigingsinformatie als commerciële boodschappen. Denk hierbij aan verenigingsnieuws in combinatie met de vermelding van een kortingsactie van een sponsor. Dit soort situaties zijn een grijs gebied. Het is aanbevolen om voor het sturen van dit soort gemengde berichten vooraf toestemming te vragen. Beschik je daarentegen als vereniging momenteel over adressen van ontvangers die nooit expliciete toestemming hebben gegeven voor commerciële berichten, bied dan in ieder geval een uitschrijfmogelijkheid in iedere nieuwsbrief.

Moet in iedere nieuwsbrief een uitschrijflink worden opgenomen?

Ja, iedere ontvanger moet zich eenvoudig kunnen afmelden voor het ontvangen van ongevraagde elektronische berichten.

II: Contactgegevens delen met sponsoren

Veel sponsoren willen verenigingsleden individueel kunnen benaderen met commerciële mededelingen en verzoeken de vereniging daarom adresgegevens te verstrekken. Het is voor een sportvereniging onder bepaalde omstandigheden toegestaan om adresgegevens (d.w.z. naam, adres en woonplaats) te delen met sponsoren.

Moeten leden instemmen met het doorgeven van adresgegevens aan sponsoren?

Ja, maar individuele toestemming is niet noodzakelijk. De vereniging kan de doorgifte van adresgegevens namelijk ook in algemene zin laten goedkeuren door de algemene ledenvergadering. Na een dergelijke instemming is individuele toestemming van ieder lid niet langer nodig. Wel moet de vereniging haar leden op voorhand duidelijk meedelen dat ieder lid gedurende een bepaalde periode eenvoudig bezwaar kan maken tegen de verstrekking van zijn of haar eigen adresgegevens. De sportorganisatie kan leden daarover informeren via bijvoorbeeld mail, het clubblad of de eigen website. Bied leden minimaal vier weken de kans voor het kenbaar maken van hun eventuele bezwaren.

Mag de vereniging naast adresgegevens ook e-mailadressen van leden verstrekken aan sponsoren?

Zoals gezegd is voor het verzenden van ongevraagde elektronische berichten uitdrukkelijke toestemming nodig van de ontvanger. Beschikt een sponsor niet over dergelijke individuele toestemming, dan mag de vereniging geen e-mailadressen van deze ontvangers verstrekken aan deze sponsor.

III: Online publicaties

Wat zijn de regels omtrent het maken en publiceren van foto’s en video’s?

Foto’s en video’s met een herkenbaar in beeld gebrachte betrokkene zijn meestal persoonsgegevens. Voor het maken en publiceren ervan heb je daarom vaak toestemming nodig van de betrokkene, zeker als het gaat om een minderjarig persoon. Toestemming ten aanzien van iemand die nog geen 16 jaar oud is, vraag je aan de ouder/voogd.

Let op: iemand die toestemming geeft voor het maken van een foto, geeft daarmee niet per definitie toestemming voor de publicatie ervan. Een herkenbaar in beeld gebrachte persoon heeft in sommige gevallen het recht om zich te verzetten tegen publicatie van dergelijke beelden. In de regel zal je gehoor moeten geven aan een dergelijk verzoek. Is dit bezwaarlijk en wil je als vereniging niet aan een dergelijk bezwaar toegeven, vraag dan om deskundig advies.

Zorg ervoor dat leden en toeschouwers zijn geïnformeerd over eventuele beeldopnamen. Dat kan bijvoorbeeld via het huisreglement of met behulp van een bordje op het terrein.

Mag de vereniging haar ledenlijst online publiceren?

Voor een vereniging is het publiceren van een ledenlijst in principe toegestaan, maar het is verstandig om de algemene ledenvergadering daarmee vooraf te laten instemmen. Wil je behalve namen ook contactgegevens in de lijst opnemen, kaart dit dan expliciet aan gedurende de ledenvergadering. Geef leden bovendien, net zoals bij het verstrekken van adresgegevens aan sponsoren, vooraf gelegenheid om zich tegen publicatie te verzetten. Let erop dat uitsluitend leden toegang hebben tot de gepubliceerde ledenlijst.

Gelden dit soort regels ook op sociale media?

Ja, ook op sociale media ben je als vereniging verantwoordelijk voor het publiceren van persoonsgegevens (zoals foto’s). Bedenk dus welke publicaties wel/niet wenselijk zijn, en maak dit onderwerp van discussie in de ledenvergadering. Overweeg bijvoorbeeld een paragraaf over sociale media-gebruik op te nemen in het huisreglement. De kern is uiteindelijk dat je de privacy borgt van leden/personen die dergelijke publiciteit liever mijden, en dat je adequaat omgaat met eventuele klachten en verzoeken.